Vorschriften zur Buchführung

JA! das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat letztes Jahr am 14.11.2014 ein Schreiben dazu verfasst und diese Dinge geregelt.
Diese sind seit dem 01.01.2015 anzuwenden, einige wichtige Vorschriften sind:

• Rechnungs-Dateien:
  elektronisch eingehende Rechnungen müssen in diesem Format gespeichert und unveränderlich archiviert werden. Eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist nicht zulässig (vgl. TZ 119*)

• Schutz:
  elektronische Belege müssen gegen Verlust geschützt werden (vgl. TZ 67*)

• Scannen:
  Papierrechnungen dürfen nach dem einscannen weiterverarbeitet werden, wenn die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist (vgl. TZ 141*)

• Verbuchen:
  alle Ein- und Ausgangsrechnungen sind zeitnah (in der Regel innerhalb von 10 Tagen) zu verbuchen (vgl. TZ 47*)

• geordnetes Ablagesystem:
  auch elektronische Belege müssen nach einem festem System geordnet sein und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (vgl. TZ 54*)

• Testate:
  Die Finanzverwaltung stellt keine Testate für ein System aus. Es können alle auf dem Markt verfügbaren Systeme genutzt werden. Der Unternehmer ist eigenverantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit (vgl. TZ 180*)

• Verfahrensdokumentation:
  (dies scheint der wichtigste Punkt aus diesem BMF-Schreiben)
  Alle Unternehmen, die eine elektronische Verarbeitung ihrer Belege vornehmen,
  müssen dies in einer Dokumentation aufzeichnen und erläutern. (vgl. TZ 154*)
  Diese werden sicherlich bei Betriebsprüfungen vorzulegen sein. Die Verfahrensdokumentation hat folgende Punkte zu enthalten:

  • Aufzeichnungen zum internen Kontrollsystem

  • Konzept der Datensicherung

  • Abkürzungsverzeichnis in der Finanzbuchhaltung

  • Dokumentation von Sytsem- und Verfahrensänderungen

  • eingesetzte Software

(Angaben in Klammern beziehen sich auf die Textziffern des BMF-Schreibens vom 14.11.2014)

Nach mehr als 18 Monaten Vorbereitung hält auch die Modernisierung des Besteuerungsverfahrens in der Finanzverwaltung ihren Einzug.

Dies wird durch das "Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens" möglich. In erste Linie soll eine größtmögliche Automatisierung bei der Veranlagung der Steuererklärungen erreicht werden.

Einige wichtige Punkte sind:

• automatische Veranlagung:
  künftig sollen mehr Steuererklärungen automatisch von Computern veranlagt werden. Ein Risikomanagementsystem soll dann den Finanzbeamten nur noch die wirklich prüfungsbedürftigen Fälle für eine manuelle Veranlagung zuweisen. Bei der automatisierten Veranlagung soll die Steuererklärung dabei genauso intensiv wie bisher geprüft werden, nur eben durch Software

• Belegvorhaltepflicht:
  mit der Steuererklärung müssen künftig weniger Belege eingereicht werden, denn Belegvorlagepflichten sollen weitestgehend in BeIegvorhaltepflichten umgewandelt werden Neben der Steuererklärung dürfen zukünftig auch Belege und Erläuterungen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden

• rechtliche Absicherung:
  der rechtliche Rahmen für die elektronischen Daten-Übermittlungspflichten wird vereinheitlicht. Nur noch verfahrensspezifische Sonderregeln für Arbeitgeber, Sozialversicherungsträger, Versicherungen und Banken werden in den jeweiligen Spezialgesetzen geregelt

• Fristverlängerung für Steuerberater bis 28.02.:
  die automatische Fristverlängerung für Steuerpflichtige mit Steuerberater wird jetzt im Gesetz verankert und dabei gleich um zwei Monate auf den 28. Februar des Zweitfolgejahres verlängert

• Die elektronische Steuererklärung kommt ab 2017:
  Die Bundesregierung hat am 09.12.2015 einen Entwurf für ein Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens beschlossen. Das Gesetz soll im ersten Halbjahr 2016 von Bundestag und Bundesrat verabschiedet werden und ab 2017 in Kraft treten. Dabei soll das Elster-Verfahren an vielen Stellen weiterentwickelt werden, z.B. durch den Ausbau des Angebots der vorausgefüllten Steuererklärung. Zukünftig wird das Finanzamt Belege nur noch bei Bedarf anfordern, denn die "einfachen Fälle" sollen verstärkt vollständig automationsgestützt bearbeitet werden. Somit steht mehr Zeit für die prüfungswürdigen Fälle zur Verfügung. Auch der Steuerbescheid kommt dann via Internet. Eine Verpflichtung zur elektronischen Abwicklung von Steuererklärungen soll es vorerst nicht geben.