Finanzbuchhaltung ist kein Hexenwerk

Das papierlose Büro ist nur eine Frage der Zeit, aber erfordert ein Umdenken

Die Vorteile für eine papierlose elektronische Verarbeitung von Quittungen und Rechnungen sind überzeugend:
Eine große Kostenersparnis beim Unternehmer (weniger Arbeitszeit, weniger Büromaterial, weniger Porto) sowie beim Steuerberater (weniger sortieren, stempeln und abtippen) und jede Menge eingespartes Papier zur Schonung der Umwelt.
Für den Unternehmer bedeutet dies zugleich ein Konkurrenz Vorteil gegenüber Mitbewerbern und ein Gewinn an Geschwindigkeit.

Bei der Umstellung will aber bisher keiner der Erste sein. Weder Unternehmen noch Steuerberatern zieht es bevorzugt an papierlose Lösungen.
Die Frage ist also nicht, ob es eine Umstellung geben wird, sondern nur, wer der Erste ist und auch ein wenig den Kampf aufnimmt gegen das teilweise vorherrschende Unverständnis der anderen. Noch immer herrscht überwiegend die Meinung: Buchhaltung machen wir seit 20 Jahren so und das wird auch so bleiben.

Fest steht jedoch, dass alle gesetzlichen und technischen Hürden bereits genommen wurden und interessante Lösungen zur Verfügung stehen. Die neue Buchhaltungsrichtlinie GoBD fordert sogar die papierlose Archivierung, was aber sehr gern ignoriert wird und wahrscheinlich erst bei einer späteren Steuerprüfung großes Potenzial für Probleme bereitstellt.

In papierlosen Büros werden sämtliche Arbeitsprozesse der Buchhaltung auf rein digitalem Weg organisiert und gespeichert.
Schlagworte hierfür sind ERP, digitale Schnittstellen und Webservice, Texterkennung durch OCR Systeme und elektronische Belegablage.
Zwar sprechen zahlreiche Faktoren für eine Umstellung auf die digitale Buchhaltung, doch die Umstellung und Modernisierung bestehender Prozesse mag nicht jeder Unternehmer. Viele Chefs halten noch immer lieber ein Stück Papier in der Hand, als einen Mausbutton. Außerdem weiß man nicht, welche neuen Probleme man sich bei solchen Lösungen einkauft.

Vorteile der Digitalisierung und einer Papierlosen Online Buchhaltung

Wenn man bedenkt, dass Ausgangsrechnungen immer noch ausgedruckt werden, um sie mit der Post zum Empfänger zu liefern, welcher die Rechnung wieder einscannt, um sie zu archivieren, fragt man sich, warum man dieses Schildbürgertum überhaupt noch duldet. Der Weg, Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse in eine rein digitale Welt zu bringen, wurde vom Gesetzgeber bereits geebnet und sogar gefordert: So ist beispielsweise im Umsatzsteuergesetz (UStG) und in den GoBD genau festgelegt, welche Pflichten Unternehmen haben, die auf papierlose Rechnungslegung umstellen wollen.

Die wichtigsten Gründe für Unternehmen auf digitalisierte Verwaltungsprozesse zu setzen, liegen in der Zeit, Personal und Kostenersparnis.
Dabei sind weniger die Kosten des manuellen Ablageprozesses gemeint, weil dieser im Vergleich zur digitalen Ablage kaum einen Zeitvorteil bringt.
Die Kostenvorteile entstehen als Folge der digitalen Verfügbarkeit.
Neuere Systeme benutzen eine Texterkennung und können weitere Zeitersparnis bei der Erfassung und Verbuchung der Belege bieten.
Hier sind nicht nur Einsparungen bei Materialien wie Papier, Ordner, Toner, Drucker sowie Lagerräume und Ordner gemeint. Auch entfallen Transportkosten, und wenn es nur das Holen der Briefmarken von der Post ist.
Diese Kosteneinsparung können hier selbst berechnet werden.

Es geht auch um eine Verminderung von Recherche und Suchkosten für den Chef und die Mitarbeiter, die Zugriff auf Belege haben müssen. Dies schlägt sich in einer höheren Effizienz der Mitarbeiter nieder und schon vor allem die Nerven aller Beteiligten. Die freiwerdenden Personalkapazitäten lassen sich dann an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen. Im Einzelfall können sogar Stellen abgebaut werden, und die betreffenden Mitarbeiter müssen gegebenenfalls um Ihre Stelle bangen. Auch die mobile Verfügbarkeit von Belegen und Daten wirkt sich positiv aus. So kann der Chef auch auf Dienstreise oder im Urlaub jederzeit seine Buchhaltung kontrollieren. Diese optimierten Workflows machen sich jedoch nicht nur betriebsintern, sondern auch extern bei Dienstleistern bemerkbar, wenn es um den digitalen Austausch der Unternehmensunterlagen mit dem Steuerbüro/Buchhaltungsbüro/Hausverwaltung geht. Auch die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Lieferanten lässt sich in papierloser Form zeitgemäßer gestalten.

Nachteile der Digitalisierung

Die digitale und papierlose Buchhaltung bietet aber nicht nur Vorteile und Einsparungen. Die Umstellung ist je nach System und Firmengröße mit einem erheblichen Zusatzaufwand verbunden. Die größte Herausforderung liegt darin, die eingeschliffenen Routinen beim Personal und den Abteilungen und die langjährige Prozesse aufzubrechen und neu zu definieren. Die Mitarbeiter müssen in das neue digitale System entsprechend hineinwachsen. Abläufe müssen geschult und vor allem in der Anfangsphase besonders gut kontrolliert werden. Dabei ist es völlig normal, dass vor allem ältere Mitarbeitern gewisse Ängste und sogar Ablehnung vor dem digitalen System haben. Hier ist ein wenig Geduld und auch Stehvermögen gefragt, denn der Aufwand wird sich nach einer überschaubaren Einarbeitungszeit langfristig bemerkbar machen. Die meisten Anbieter stellen einen Support zur Verfügung, wo man gerade in der Anfangszeit einen kompetenten Ansprechpartner zur Seite gestellt bekommt.

Ein weiteres Risiko stellen für Unternehmen die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen für die Datenverarbeitung dar. Aufgrund der Pflicht, Buchhaltungsdokumente über 10 Jahre (GoBD) aufzubewahren und bei Bedarf schnellen Zugriff zu ermöglichen, müssen oft neue Hard- und Softwarelösungen geschaffen werden.

Dabei ist es vor allem wichtig, die Sicherheit der Daten vor Verlust, Manipulation, Hackerangriffe und unbefugtem Zugriff zu gewährleisten. Dies geschieht in unterschiedlicher Form und beweist sich erst im Schadenfall, wie gut die versprochenen Backup-Lösungen waren.
Um einen ausreichenden Sicherheitsstandard zu gewährleisten, müssen umstellungswillige Firmen oftmals zusätzliche Software anschaffen und weitere Rechner-, Speicher- und Serverkapazitäten ausbauen. Eine mitunter sehr kostspielige Investition. Wenn man es sich als Unternehmer einfach machen will, bleibt man dann beim guten alten Papier und dem Ordner im Schrank. Die Frage ist nur, ob man dann nicht vom eigenen Papier überrollt wird.

Online Buchhaltung

Wer an eine Umstellung denkt, sollte prüfen, ob eine Archivierung und Sicherung der papierlosen Belege lokal oder lieber in einer online Cloud durchgeführt wird. Bedenken Sie, dass Sie mehrere Sicherungssysteme benötigen, darunter wenigstens einen Server mit 2 Festplatten (Raid-System) und zusätzlich wenigstens noch eine Datensicherung, die regelmäßig außer Haus gesichert wird. Zusätzlich muss eine zuverlässige Notstromversorgung und eine funktionierende Feuerschutzanlage vorhanden sein. Wer keine eigene IT beschäftigt, könnte damit schnell überfordert sein oder unangemessene Kosten verursachen. Wenn man hier die Kosten der neuen lokalen IT zusammen rechnet, bleibt von der eigentlichen Ersparnis je nach Firmengröße eine große rote Zahl übrig.

Die Lösung sind Anbieter, die schon eine entsprechende IT Struktur aufgebaut haben. Eine online Buchhaltung, am einfachsten sogar lediglich über den Webbrowser ist schnell eingerichtet und kann von jedem beliebigen Gerät aus bedient werden. Auch wird hier für die Datensicherung bestens gesorgt, denn Rechenzentren sind genau für solche Zwecke gebaut worden. Für die eigene gefühlte Sicherheit kann es gut sein, dass man seine gesamten Buchhaltungsdaten noch einmal komplett lokal herunterladen kann. Man sollte allerdings darauf achten, dass die Server in Deutschland stehen und selbstverständlich nur verschlüsselte Datenübertragung zulassen. Der vielleicht größte Vorteil ist, dass man lediglich einen normalen Webbrowser benötigt, das System eine Rechteverwaltung für Benutzer und Mandanten hat und sogar auf dem Smartphone oder ipad/Tablet-PC läuft. Da diese Cloud Lösungen zusammengenommen mehr Vorteile als Nachteile haben, sollten Sie genau überlegen für welche Form der papierlosen Buchhaltung Sie sich entscheiden.

Fazit

Unternehmen sollten individuell entscheiden, ob eine Umstellung in eine digitale Welt auch wirklich den gewünschten Mehrwert erzielt. Je nach System werden Sie mit erheblichen Kosten für Hardware sowie mit einem hohen Aufwand zur Schulung, Umstellung und Kontrolle konfrontiert. Da es die unterschiedlichsten Systeme gibt, die alle ihre Berechtigung haben, haben Sie die Aufgabe für sich das geeignetste Produkt zu suchen. Die einfachsten Systeme dienen nur der Belegerfassung, welche sich besonders gut für Unternehmer eignen, die sich nicht mit ihrer Buchhaltung beschäftigen wollen. Andere Systeme erlauben das Selbstbuchen und die komfortable Übermittlung an den Steuerberater.

Die größte Umstellung muss allerdings im Kopf erfolgen:

1. Sie müssen die gewohnten Verhaltensmuster durchbrechen

Die Gewohnheit Rechnungen und Belege auszudrucken und abzuheften muss zunächst im Kopf verändert werden. Papierrechnungen können nach dem Scannen genauso weiterverarbeitet werden, wie elektronische Rechnungen. Jedoch gilt derzeit die GoBD: Was elektronisch beim Unternehmen ankommt, muss auch bis zum Ende elektronisch weiterverarbeitet werden !!!!, inklusive der sicheren Archivierung. Was in Papierform ankommt darf zwar gescannt werden, muss dann aber auch in elektronischer Form weiter verarbeitet werden. Anders herum ist das nicht erlaubt. Wenn Sie also eine digital eingehende Rechnung ausdrucken, erfüllen Sie nicht die geforderten Bestimmungen.

2. Buchhalter/Steuerberater fürchten um Ihre Einkommensmöglichkeit

Für die meisten Unternehmen dürfte der Steuerberater derjenige sein, der die Arbeitsweise vorgibt. Trotz des allgemeinen Fortschritts hat sich leider bis heute noch keine flächendeckende digitale Verarbeitung von Buchhaltungsdokumenten etabliert, obwohl es technische Lösungen gibt und sogar einen einsatzbereiten neuen Rechnungsstandard namens ZUGFeRD. Die meisten Steuerberater setzen noch ganz klassisch auf Papierbelege und Kontoauszüge und verschlafen ein wenig die Entwicklung. Einige sind sogar mit dem Dokumentenempfang via E-Mail überfordert, bzw. drucken diese dann bei sich aus. Ein paar ganz wenige freuen sich über digitale Rechnungen und einen zusätzlichen Datensatz, der alle relevanten Informationen für die weitere Buchhaltung beinhaltet.

Einige Unternehmen schicken Ihre Dokumente per E-Mail und tauschen mit dem Steuerberater firmeninterner Informationen per E-Mail aus. Im gleichen Atemzug legt man besonders großen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz. Was vielen immer noch nicht bewusst ist: E-Mails werden generell unverschlüsselt übertragen und können ohne großen Probleme von dritten Personen mit gelesen werden. Hier gehen nicht nur Unternehmen sondern auch die betreffenden Buchhalter und Steuerberater sehr sorglos mit Unternehmensdaten um. Gute online Buchhaltungssysteme kommunizieren über sichere Verbindungen, allerdings haben die wenigsten eine Kommunikation oder sogar ein Ticketsystem zwischen allen Beteiligten vorgesehen.

Der komplizierteste und wichtigste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Bereitschaft des Steuerberater oder Buchhaltungsbüros, digitale Unterlagen anzunehmen und sich in die verschiedenen Systeme hinein zu arbeiten. Denn nur wenn diese dem papierlosen Austausch von Daten und/oder Dokumenten zustimmt, kann das papierlose Büro bzw. die papierlose Buchhaltung Wirklichkeit werden.

3. Die digitale Buchhaltung als selbstverständlich ansehen

Unser Alltag funktioniert in großen Teilen längst digital. Egal ob mit Excel Tabellen, ToDo-Listen oder Projektmanagement-Software, kaum eine Aufgabe wird heute effektiver mit Papier erledigt, als mit digitalen Helfern und webbasierte Systemen. Eine papierlose Buchhaltung wird bald genauso selbstverständlich sein, wie eine Nachrichtenübermittlung über E-Mail, WhatsApp oder Facebook. Was für unser tägliches Leben vollkommen zur digitalen Selbstverständlichkeit geworden ist, beginnen wir in Sachen Buchhaltung gerade erst vorsichtig umzusetzen. Vor nicht allzulanger Zeit meinte man, dass die digitalen Kameras niemals die analogen Kameras ersetzen werden in Qualität und Akkuleistung. Die Leute die daran festhalten und heute immer noch analoge Kameras verkaufen, haben es tendenziell schwieriger, als die Firmen die mit dem Strom mitschwimmen oder sogar ein Stück vorausschwimmen wollen.